Der Firmensitz bezeichnet den Standort ihres Unternehmens. Den hat der Unternehmer bei der Gründung auch im Handelsregister eintragen lassen. So erhält das Unternehmen seine Steuernummer. Die Geschäftsadresse muss nicht mit dem Firmensitz identisch sein. Es ist allerdings erforderlich, dass die Unternehmensführung über die Geschäftsadresse erreichbar ist. Viele Unternehmer entscheiden sich daher als Firmensitz einen Standort zu wählen, bei dem Immobilienpreise und Immobilienmieten günstig sind. Zusätzlich mieten sie eine Geschäftsadresse, wo gewährleistet ist, dass die Unternehmensführung erreichbar ist. Die Tätigkeit des Unternehmens findet jedoch nicht am Ort der Geschäftsadresse statt. Dieses Vorgehen ist vollkommen legitim.

Wenn ein kleiner oder mittlerer Unternehmer noch nicht am Markt etabliert ist, hat er häufig noch keine ständige Vertretung in seinen Geschäftsräumen. Ist er unterwegs, um sich mit Partnern oder Kunden zu treffen, ist das Telefon unbesetzt. Ein Büroservice mit Geschäftsadresse schafft Abhilfe. Es macht einen besseren Eindruck, wenn das Unternehmen während der üblichen Bürozeiten erreichbar ist.

Prinzipiell können Geschäftsadressen überall gemietet werden. Wer sich und seinem Unternehmen mit einem Hauch von Luxus umgeben will, wählt eine Geschäftsadresse in Zürich, Genf oder einer europäischen Großstadt. Gründer, die planen, international tätig zu werden, können schon im Vorfeld virtuelle Geschäftsadressen einrichten, um ihren Partnern und Kunden ihre globale Ausrichtung zu verdeutlichen.

Wenn Ausländer in Deutschland unternehmerisch tätig werden, ist es von großem Vorteil, eine virtuelle Geschäftsadresse in Deutschland anzugeben. Auf diese Art wird Vertrauen geweckt. Der Kunde scheut sich häufig, mit Unternehmen in Asien oder den USA in Kontakt zu treten. Eine Geschäftsadresse in Berlin oder München, die mit einem Büroservice verbunden ist, kann die Lösung sein.

Für eine renommierte Geschäftsadresse an einem attraktiven Standort sind in der Regel selten mehr als 100 EUR zu zahlen. Die meisten Anbieter ermöglichen das Zubuchen von Telefon- und Schreibdiensten. Die Kosten können steuerlich berücksichtigt werden.

Auch ein virtuelles Büro übernimmt administrative Aufgaben für das Unternehmen. Häufig werden sogar zusätzliche Dienste angeboten. Manche virtuelle Büros bieten an, die Buchhaltung oder den Schriftverkehr zu übernehmen. Die repräsentative Geschäftsadresse entfällt jedoch. Beim virtuellen Büro gibt es den Vorteil der Imagepflege meist nicht. Außerdem sind die Kosten höher, da eine größere Palette an Dienstleistungen angeboten wird.

Wenn ein Unternehmen sich noch in der Gründungsphase befindet und die Tätigkeiten aus einem Einfamilienhaus am Stadtrand durchgeführt werden, kann das dem Image schaden. Vor allem Kunden und Partner aus dem gleichen Ort, die sich auskennen, enttarnen das junge Unternehmen sofort und wissen, dass noch keine Stabilität gegeben ist. Gründer sollten daher direkt zu Beginn über eine virtuelle Adresse nachdenken. Auch, wenn der Firmensitz an einem Ort ist, der einen schlechten Ruf in den Medien hat, sollten Unternehmer darüber nachdenken, in eine virtuelle Geschäftsadresse zu investieren.

Wer sich Kunden oder Vollstreckungsbeamte vom Leib halten will, sollte eine Briefkastenfirma in Erwägung ziehen. Die virtuelle Adresse mit Büroservice ist nicht geeignet. Die anderen Mieter und der Anbieter selbst würden sich über den unliebsamen Besuch ärgern. In einem solchen Fall kann es sogar zur Auflösung des Mietvertrags kommen.

Meist gibt eine festgelegte Vertragslaufzeit für die Nutzung einer Domizil- oder Geschäftsadresse. Ist die Dauer des Vertrages abgelaufen, kann ein anderer Anbieter gesucht werden. Allerdings ändert sich dann die Anschrift des Unternehmens. Alle Kontakte darüber zu informieren und Visitenkarten und Briefpapier sowie Werbematerialien neu zu drucken, ist mit hohen Kosten verbunden. Es ist daher ratsam, sich vorher genaue Gedanken zu machen und eine Domiziladresse auszuwählen, die dauerhaft bestehen bleiben kann.